Utamakan Kesantunan Berbahasa dalam Penulisan Surat

Kuala Lumpur – Kesantunan berbahasa merupakan elemen yang terpenting dalam penulisan dan pengucapan. Hal ini disebabkan kesantunan berbahasa yang diterapkan dalam penulisan dan pengucapan itu secara tidak langsung akan mempamerkan budi bahasa dan keluhuran pekerti bangsa. Seperti yang terjunjung tinggi dalam ikrar Rukun Negara, bahawa sesungguhnya bangsa Malaysia akur dan patuh pada pengaplikasian kesopanan dan kesusilaan dalam kehidupan.

Baru-baru ini, kesantunan berbahasa turut diperkatakan dalam “Rancangan Sana Sini: Cakna Bahasa (Budi Bahasa dalam Surat)”, iaitu sebuah rancangan bersiri yang banyak memberikan maklumat kebahasaan kepada seluruh rakyat Malaysia. Fokus perkongsian itu berkaitan dengan cakna bahasa yang tertumpu pada budi bahasa dalam surat. Tetamu undangan pada kali ini ialah Encik Zaidi Ismail, iaitu Perancang Bahasa, dari Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP), dan rancangan ini dikendalikan sepenuhnya oleh Puan Ziana Nasir, iaitu Peneraju BERNAMA Radio.

Encik Zaidi Ismail membuka tirai perkongsian bagi sesi rancangan pada kali ini dengan memberikan penjelasan yang berkaitan dengan jenis dan fungsi surat. Menurut beliau, sebelum adanya jaringan internet aplikasi seperti WhatsApp dan e-mel, penulisan surat menjadi media komunikasi utama yang menghubungkan semua pihak. Dalam hal ini, penggunaan penulisan surat sebagai media komunikasi utama lebih tertumpu pada penulisan surat tidak rasmi. Bagi urusan rasmi, surat masih digunakan hingga kini.

Penggunaan penulisan surat rasmi mempunyai dua situasi. Yang pertama, surat rasmi untuk urusan peribadi. Walaupun situasinya peribadi tetapi format penulisannya menggunakan format penulisan surat rasmi. Bagi situasi kedua pula ialah penulisan surat rasmi organisasi.

Tambah beliau, jika dianalisis dari struktur penulisan surat rasmi, terdapat 14 elemen keseluruhan dalam sepucuk surat. Secara umumnya, dalam membezakan antara surat rasmi dengan surat tidak rasmi, sepucuk surat rasmi mempunyai “kepala surat” di bahagian atas dan bahagian bawahnya ada “slogan”, manakala rujukan yang digelar sebagai rujukan pengirim dalam surat tidak rasmi pula biasanya hanya menggunakan “Yang Benar” sahaja.

Dalam surat rasmi khususnnya surat rasmi organisasi khasnya kerajaan, maka akan adanya rujukan diri pengirim. Contohnya, “Saya yang menjalankan tugas” bagi kakitangan awam. Yang terkini digunakan ialah “Saya yang menjalankan amanah’.

Beliau turut menyatakan bahawa perbezaan yang paling ketara adalah melalui penggunaan sapaan atau rujukan hormat dalam penulisan surat rasmi. Isi kandungan surat rasmi memerlukan penulisan nombor, sementara bagi surat tidak rasmi hanya menggunakan pemerengganan sahaja.

Selain itu, beliau juga berpendapat bahawa dalam penulisan surat rasmi, penerapan elemen budi bahasa sememangnya sudah ada dan telah dipraktikkan secara sendirinya melalui format yang sedia ada. Namun begitu,beliau sangat menyarankan agar penulisan surat tidak mengabaikan penggunaan tatabahasa.

Dalam surat rasmi sudah ada unsur budi bahasanya. Cuma dari segi tatabahasanya sahaja yang perlu ditambah baik.

Beliau turut mengalakkan masyarakat untuk mendapatkan buku yang bertajuk Di Sebalik Kata dan Canggihnya Bahasa Melayu-Wacana Penulisan Rasmi terbitan DBP yang menyediakan panduan atau rujukan penulisan surat rasmi. Selain itu, DBP juga menyediakan bengkel atau kursus penulisan dokumen rasmi kepada jabatan atau organisasi yang ingin mendalami hal yang berkaitan dengan penulisan rasmi secara berpakej dan secara individu.