Penulisan Minit Mesyuarat yang Betul

Kuala Lumpur – Baru-baru ini, Akademi DBP telah mengadakan Kursus Penulisan Minit dan Pengurusan Mesyuarat secara berpakej di M Resort & Hotel Kuala Lumpur, yang melibatkan Perbadanan Pembangunan Perdagangan Luar Malaysia (MATRADE).

Kursus yang dijalankan secara bersemuka ini bermula pada pukul 8.30 pagi hingga 1.00 tengah hari tersebut bertujuan untuk meningkatkan kemahiran dalam penulisan minit dan pengurusan mesyuarat dalam kalangan staf MATRADE.

Kursus yang menampilkan seorang penceramah yang berpengalaman dalam bidang hal ehwal mesyuarat, iaitu Encik Abdul Karim Abu Bakar turut dihadiri oleh 20 orang peserta yang terdiri daripada staf MATRADE.

Encik Abdul Karim Abu Bakar memulakan perkongsian kursus yang pertama dengan menekankan beberapa perkara penting dalam minit mesyuarat. Antara perkara penting dalam penulisan minit mesyuarat termasuklah memastikan senarai kehadiran ditulis mengikut kekananan jawatan, perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat haruslah disusun mengikut tajuk dan perkara dan sebarang keputusan yang dibuat semasa mesyuarat hendaklah dicatat dengan jelas.

Beliau juga menegaskan kepada peserta untuk menentukan pihak atau pegawai yang perlu mengambil tindakan susulan agar keputusan yang telah dibuat semasa mesyuarat tidak tergendala.

Menurut Encik Abdul Karim Abu Bakar, format penulisan minit mesyuarat akan berbeza sekiranya terdapat pembentangan kertas. Antara perkara yang harus direkodkan termasuklah tajuk kertas, pihak yang menyediakan kertas, tujuan utama kertas pembentangan, isu penting yang dibangkitkan semasa pembentangan, pandangan atau ulasan ahli mesyuarat berkenaan isu yang dibangkitkan dalam kertas pembentangan dan keputusan yang disepakati terhadap kertas pembentangan.

Beliau juga berkongsi mengenai format teknikal minit mesyuarat yang sentiasa digunakan dalam penulisan minit mesyuarat seperti menggunakan fon Arial, saiz fon 12 poin, langkau antara barisan minimum 1.15, kedudukan teks terlaras dan sekiranya ada menggunakan istilah bahasa Inggeris, tulisan tersebut haruslah dicondongkan.

Beliau turut mengingatkan para peserta agar menggunakan bahasa yang berkesan dalam penulisan minit mesyuarat. Bahasa berkesan yang dimaksudkan beliau ialah menggunakan tatabahasa yang betul termasuklah kata, ayat, dan ejaan yang betul. Bukan itu sahaja, dalam konteks bahasa berkesan juga bermaksud menulis minit mesyuarat menggunakan laras bahasa yang standard atau formal, menulis istilah minit mesyuarat yang betul dengan tanda baca yang betul dan sapaan hormat yang tepat.

Secara keseluruhannya, kursus yang telah dilaksanakan oleh pihak Akademi DBP itu telah memberikan ilmu yang jelas dan cukup berinformasi kepada staf MATRADE yang terlibat menerusi perkongsian penceramah. Usaha ini perlu diteruskan supaya masyarakat sama ada penjawat awam mahupun swasta menguasai kemahiran menulis minit mesyuarat yang betul dari segi formatnya.